3.5. Ustawienia programu

Okno główne modułu ustawień składa się z czterech części.

  • część 1-sza (zrzut ekranu nr 1, pkt 1) – zakładki z danymi tabelarycznymi takimi jak lista użytkowników
  • część 2-ga (zrzut ekranu nr 1, pkt 2) – zakłada zawierająca informacje o aktualnej konfiguracji połączenia do bazy danych
  • część 3-cia (zrzut ekranu nr 1, pkt 3) – zakładki zawierającej konfigurację licencji oraz oddziałów firmy
  • część 4-ta (zrzut ekranu nr 1, pkt 4) – zakładki zwierające ustawienia programu takie jak: wydruki, dodawanie wpisów itd.
Zrzut ekranu nr 1 - Okno główne modułu "Konfiguracja programu"

Zrzut ekranu nr 1 – Okno główne modułu „Konfiguracja programu”

Poniżej zostaną opisane poszczególne części modułu ustawień programu.

3.5.1 Użytkownicy programu

Lista użytkowników (pkt. 1)” programu została zaprezentowana w formie tabelarycznej. Dodawanie, edycja oraz usuwanie możliwe jest do wykonania za pośrednictwem przycisków umieszczonych w prawym dolnym rogu (pkt. 2) .

Zrzut ekranu nr 2 - Detale użytkownika

Zrzut ekranu nr 2 – Detale użytkownika

Konfiguracja użytkownika zawiera dane podstawowe oraz uprawnienia. Wybranym użytkownikom można nadać odpowiednie uprawnienia:

  • do tworzenia, edycji lub usuwania wpisów (pkt. 3)
  • określające oddział główny (pkt. 4) – ustawienie tego pola będzie miało wpływ na wartość pola „oddział nadawczy/odbiorczy” podczas dodawania wpisów w książce nadawczej oraz odbiorczej
  • określające czy dany użytkownik może widzieć wpisy innych oddziałów a także posiadać wgląd do wpisów oznaczonych jako tajne w kartotece kontakty (hermetyzacja) (pkt. 5)
  • określające aktywność użytkownika (pkt. 6)

Liczba użytkowników możliwa do wprowadzenia jest nieograniczona i nie jest uzależniona od ilości wykupionych stanowisk.

3.5.2 Licencja programu

Aktywacja programu odbywa się poprzez wprowadzenie do programu klucza licencyjnego. Klucz licencyjny wprowadza się do pola o nazwie „klucz licencyjny”. Po wprowadzeniu klucza należy wykonać zapis ustawień oraz ponowne uruchomić program. Zakładkę zawierającą pole „Klucz licencyjny” oraz dane kontaktowe przedstawia poniższy zrzut ekranu.

Zrzut ekranu nr 3 - Licencja

Zrzut ekranu nr 3 – Licencja

W rezultacie (po ponownym uruchomieniu aplikacji) w opisie programu (na górnej belce) oraz w konfiguracji programu powinny zostać wyświetlone dane właściciela licencji.

Ostatnią czynnością jest uzupełnienie informacji dodatkowych takich jak: ulica, nr fax, telefon, adres email, adres strony www.
Po zakończeniu wprowadzania danych należy zapisać ustawienia przyciskiem „Zapisz ustawienia”.

Dane kontaktowe wprowadzone w module konfiguracji wykorzystywane są między innymi w wydrukach (np. kopert czy elementów pocztowej książki nadawczej i odbiorczej).

Rejestracja licencji programu „Elektroniczna książka pocztowa”.

3.5.3 Oddziały – ustawienia

Program „Elektroniczna książka pocztowa” może zostać skonfigurowany do pracy oddziałowej. Rozróżnienie oddziałów oraz późniejsze przypisanie ich do wybranych użytkowników umożliwi wprowadzenie opcji hermetyzacji danych. Zarządzanie listą oddziałów możliwe jest z poziomu modułu „Konfiguracja programu -> zakładka „oddziały”. Zakładkę zawierającą listę oddziałów oraz ich dane kontaktowe przedstawia poniższy zrzut ekranu.

Zrzut ekranu nr 4 - Oddziały firmy

Zrzut ekranu nr 4 – Oddziały firmy

Dane kontaktowe wprowadzone w module konfiguracji wykorzystywane są między innymi w wydrukach (np. kopert czy elementów pocztowej książki nadawczej i odbiorczej).

3.5.4 Wydruki – ustawienia

Administrator programu „Elektroniczna książka pocztowa” ma możliwość zarządzania konfiguracją wydruków dla kopert oraz „potwierdzenia nadania” dla książki pocztowej.

Ustawienia wydruków zostały podzielone na 3 części:

  • część 1-sza (wspólna) – „Do wydruków używaj danych”
  • część 2-ga – zakłada zawierająca ustawienia wydruków kopert
  • część 3-cia – zakładki zawierającej konfigurację ustawień wydruku dla książki nadawczej
Zrzut ekranu nr 5 - Ustawienia wydruków

Zrzut ekranu nr 5 – Ustawienia wydruków

Dostępne opcje dotyczące ustawień wydruków dla kopert:

  • Wydruk nadawcy na kopertach (pkt 1)
  • Wydruk informacji „Polecony”/”Potwierdzenie odbioru” (pkt 2)
  • Wydruk logo (pkt 3)
  • Wydruk elementów graficznych (pkt 4)
  • Wydruk informacji opłacie na podstawie umowy (pkt 5)
Zrzut ekranu nr 6 - Przykład wydruku koperty z elementami umożliwiającymi ich konfigurację

Zrzut ekranu nr 6 – Przykład wydruku koperty z elementami umożliwiającymi ich konfigurację

Dostępne opcje dotyczące ustawień wydruków dla potwierdzenia nadania:

  • Wydruk masy przesyłki (pkt 1)
  • Wydruk numeru przesyłki (pkt 2)
  • Wydruk pola uwagi (pkt 3)
  • Wydruk formy skróconej lub pełnej dla listu poleconego oraz wysyłanego za potwierdzeniem odbioru – w polu uwagi (pkt 4)
  • Wydruk opłaty za przesyłkę (pkt 5)
Zrzut ekranu nr 7 - Przykład wydruku potwierdzenia nadania z elementami umożliwiającymi ich konfigurację

Zrzut ekranu nr 7 – Przykład wydruku potwierdzenia nadania z elementami umożliwiającymi ich konfigurację

Przykłady zastosowania konfiguracji względem wydruków zostały zaprezentowane w dziale:
[4.1. Wydruk książki nadawczej] oraz [5.3. Konfiguracja wydruków kopert]

3.5.5 Dodawanie wpisów – ustawienia

Opcje konfiguracyjne znajdujące się na zakładce „Dodawanie wpisów” umożliwiają zautomatyzowanie a tym samym usprawniają wprowadzanie nowych wpisów. Zakładkę z ustawieniami przedstawia poniższy zrzut ekranu.

Zrzut ekranu nr 8 - Zakładka zawierająca opcje konfiguracyjne mające wpływ podczas dodawania nowych wpisów

Zrzut ekranu nr 8 – Zakładka zawierająca opcje konfiguracyjne mające wpływ podczas dodawania nowych wpisów

Opis opcji:

  • Czy polecony [opcja domyślna] – opcja dostępna podczas dodawania nowego wpisu w książce nadawczej – jeżeli opcja te będzie zaznaczona to nowy wpis będzie oznaczany jako przesyłka polecona
  • Potwierdzenie odbioru [opcja domyślna] – opcja dostępna podczas dodawania nowego wpisu w książce nadawczej – jeżeli opcja te będzie zaznaczona to nowy wpis będzie oznaczany flagą polecenie odbioru
  • Ustaw domyślną datę dokumentu – opcja dostępna podczas dodawania nowego wpisu w książce odbiorczej
  • Ustaw domyślną wagę przesyłki – opcja wykorzystywana podczas wybierania rodzaju przesyłki
  • Ustaw domyślną opłatę przesyłki – opcja wykorzystywana podczas wybierania rodzaju przesyłki
  • Ustaw domyślną wartość przesyłki – opcja wykorzystywana podczas wybierania rodzaju przesyłki
  • Czy opłata pobrana na podstawie umowy? – opcja wykorzystywana podczas wybierania rodzaju przesyłki
  • Automatyczne nadanie numeru przesyłki – opcja wykorzystywana podczas dodawania nowego wpisu w książce nadawczej
  • Ustaw oddział firmy zgodny z ustawianiami użytkownika – jeżeli opcja ta będzie zaznaczona to podczas dodawania nowego wpisu w polu oddział nadawczy/odbiorczy będzie ustawiany „Oddział główny” przypisany do użytkownika w konfiguracji programu.
  • Używaj załączników – włącza obsługę załączników
3.5.6 Import danych

Listę kontrahentów (odbiorców/nadawców) dostępną w programie eKNO można wypełnić automatycznie za pomocą modułu do importu danych. Moduł importu dostępny jest z poziomu modułu „Konfiguracja programu”.

Zrzut ekranu nr 9 - Zakładka przedstawiająca opcję importu z poziomu modułu do konfiguracji programu

Zrzut ekranu nr 9 – Zakładka przedstawiająca opcję importu z poziomu modułu do konfiguracji programu

Aktualnie aplikacja umożliwia import danych z pliku CSV oraz XLS. Pliki wzorcowe można pobrać (zrzut ekranu nr 10) z poziomu okna importu kontrahentów (następnie wypełnić i zaimportować).

Zrzut ekranu nr 10- Wzory przykładowych plików do importu

Zrzut ekranu nr 10- Wzory przykładowych plików do importu

Aby zrealizować import danych z pliku CSV należy: › wybrać plik (zrzut ekranu nr 11, pkt 1) › sprawdzić poprawność danych na liście › zaimportować wszystkie lub wybrane wiersze z widocznej listy (zrzut ekranu nr 11, pkt 2)

Zrzut ekranu nr 11 - Import pliku

Zrzut ekranu nr 11 – Import pliku

Import danych zostanie zakończony stosownym komunikatem.

3.5.7 Inne ustawienia

Zawartość zakładki „Inne ustawienia” została zaprezentowana na poniższym zrzucie ekranu:

Zrzut ekranu nr 12 - Inne ustawienia

Zrzut ekranu nr 12 – Inne ustawienia

Opis opcji:

  • Hermetyzacja kontrahentów/kontaktów – jeżeli opcja ta będzie zaznaczona to użytkownik, który w konfiguracji (zrzut ekranu nr 13) posiada również zaznaczoną opcję hermetyzacji kontaktów nie będzie widział kontaktów oznaczonych flagą tajne (zrzut ekranu nr 14 )
Zrzut ekranu nr 13 - konfiguracja hermetyzacji kontaktów na karcie konfiguracyjnej użytkownika

Zrzut ekranu nr 13 – konfiguracja hermetyzacji kontaktów na karcie konfiguracyjnej użytkownika

Zrzut ekranu nr 14 - konfiguracja hermetyzacji kontaktów na karcie kontaktu

Zrzut ekranu nr 14 – konfiguracja hermetyzacji kontaktów na karcie kontaktu

  • Uwaga: po zapisaniu konfiguracji zalecane jest ponowne uruchomienie aplikacji.
  • Opcja hermetyzacji kontaktów została opisana również w dziale [5.2. Hermetyzacja kontaktów].
Spis treści 4. Wydruki